Marta Andreeva

Marta Andreeva

AML and regulatory compliance specialist

По-малко от година до новата Whistleblower Директива: пет съвета как да се подготвим

01 февруари 2021

Директива (ЕС) 2019/1937 на Европейския парламент и на Съвета относно защита на лицата, подаващи сигнали за нарушения на правото на Съюза (т. нар. Whistleblower директива) възникна сред пепелта на множество скандали в Европа през последните години. Например, на пръв поглед напълно разнородни по своята същност, случаите Панама Пейпърс (Panama Papers) и „Кембридж Аналитика“ (CambridgeAnalytica) си приличат по два важни елемента. Първият е начинът, по който излязоха наяве пред света – чрез т.нар. whistleblower. Вторият е чудовищните мащаби и накърнените интереси на европейската общност. 

Законодателната инициатива не закъсня и на 16 декември 2019 г. директивата влезе в сила. Нейна основополагаща цел е осигуряване на общи минимални стандарти на защита на лица, подаващи сигнали за нарушения (т.нар. “whistleblowers”) навсякъде в ЕС.  Държавите членки имат срок до декември 2021 г. да приведат своето законодателство в съответствие с новите европейски разпоредби. 

Не само частният бизнес, но и публичният сектор ще бъдат засегнати. Те не бива да чакат да изтекат месеците и дните до края на този срок,  а да започнат подготовката си още сега. В противен случай, те рискуват да им бъдат наложени солидни глоби. 

Какви са практическите особености и има ли „правилни отговори“ и механизми? Настоящата статия дава пет съвета как да се подготвим за новите изисквания. 

1. Положете основите „от върха надолу“

Доброто корпоративно управление и култура на интегритет и ангажираност в една организация се забелязват веднага и може лесно да бъде описани. Далеч по-трудно е да бъдат дефинирани или наложени. Що се касае до успешното прилагане на новите правила за защита на т. нар. whistleblowers или „разобличители “, то те стават от ключово значение. Тук идва и ролята на висшия мениджмънт, отговорен за управлението на бизнеса. 

 За да бъдат положени основите на една успешна програма за третиране на подадени сигнали от „разобличители“ в една организация, истинска и заявена подкрепа и ангажираност на висшия мениджмънт, са първата и основна предпоставка. Когато ценности като етика и интегритет са широко разпространени в една организация, е вероятно служителите да имат доверие към тази организация. Когато убеждението, че да постъпиш правилно, независимо колко трудно би могло да е това, е единственият възможен път, е споделено и наложено като начин на управление, то служителите най-вероятно биха имали и необходимата сигурност, за да подадат сигнал за дадена нередност. Имайки предвид чувствителното естество на материята, въвеждането на една такава програма би могло да бъде успешно само в такава корпоративна среда. 

2. Създайте сигурен и анонимен канал за вътрешно сигнализиране

Съгласно Директивата, дружества с 250 или повече служители трябва да въведат сигурен и анонимен механизъм за вътрешно подаване на сигнали за нарушения до 17 декември 2021 г. За по-малките дружества, които имат от 50 до 250 служители, срокът е удължен до 2023 г.  

Установяването на такъв механизъм е следователно основен елемент, за да спази търговското дружество своите регулаторни задължения. На пазара вече има множество доставчици на такива услуги, които предоставят механизми за приемане, проследяване и обработване на подадени вътрешни сигнали. Различни канали и методи за подаване на сигнали са насърчени, като най-често срещаните са „гореща“ телефонна линия и електронен вариант през уебсайт. 

Отговорността за избирането на подходящ доставчик и услуги, както и последващото осъществяване на процеса по един сигурен и при желание на подателя на сигнала, анонимен начин, остава за дружеството. Тук е важно да споменем и необходимостта да бъде обърнато внимание  и на информационната сигурност и неприкосновеност на лични данни.

3. Осигурете независимо разследване и процес на обратна връзка

Регулаторните задължения, произтичащи от директивата, не спират дотук. След избирането на подходящ доставчик или разработването на собствен канал за вътрешно сигнализиране при наличност на необходими ресурси, следва да бъдат предприети редица стъпки в третирането на подадени сигнали. 

 Необходимо е постъпилите сигнали да бъдат разглеждани от независими и компетентни лица. Процесът на вътрешно разследване следва да включва усърдно събиране и верифициране на факти и събития, както и анализ с цел изготвяне на независима оценка за това дали са налице нередности. Ако това е така, съответните мерки следва да бъдат взети. 

Независимо от крайната оценка и изход на проведеното вътрешно разследване, дружеството е задължено да даде обратна връзка на лицето, подало сигнал. Предвиденият за това срок е три месеца. 

4. Осигурете обучение за своите служители

Препоръчително е и осигуряването на пълна информация за служителите относно целите и значението на „whistleblower” програмата, както и ролята на всеки един от тях в нея. За да предприемеш крачката да „разобличиш“ нередности или престъпления, се изисква голям кураж, а това трябва да бъде разпознато.

Служителите следва да бъдат обучени кое е „нередност“ със значението на “whistleblower” разпоредбите и кое – не. Те трябва да са наясно с наличните механизми за вътрешно подаване на сигнали за нередности, но и за външните такива – всички опции на тяхно разположение следва да бъдат сложени на масата. Възможността за подаване на сигнали анонимно също е редно да бъде ясно обозначена, както и забраната за последващо репресивни действия.

Тук отново ще споменем необходимостта от обучение и квалифициране на независими и компетентни лица, които да разглеждат подадени сигнали. В зависимост от размера и спецификата на организацията, това биха могли да бъдат ръководители в правен отдел, отдел по нормативно съответствие или човешки ресурси.

5. Наложете мерки срещу репресивни действия 

Именно страхът от евентуални негативни последствия за „разобличителите“ е основната причина те да не предприемат тази крачка. Това показва Консултацията, проведена от Европейската Комисия през 2017 г.. Поради това, от ключово значение е установяването и налагането на мерки срещу репресивни действия като например освобождаване от длъжност, занижаване на възможности за професионално развитие и реализация или други форми на директно или индиректно възмездие.  В този смисъл, тук стигаме отново, откъдето започнахме и затваряме кръга с доброто корпоративно управление и култура на интегритет, в която репресивни действия са недопустими. 

Какви са добрите новини?

С наближаващия краен срок за транспониране на директивата и влизането ѝ в сила, засегнатите лица от частния и публичния сектор вероятно ще установят, че има и добри новини. Първо, възможно е механизмът за подаване на сигнали да послужи за идентифициране на нередности в дейността на организацията, които висшият мениджмънт да е в състояние да адресира и по този начин да оптимизира процеси или да заздрави лоялността на служителите си. Второ, осигуряването на ефективна whistleblower програма увеличава значително вероятността нередности да бъдат докладвани вътре в организацията, давайки възможност за справяне със ситуацията по вътрешнофирмени правила и канали. Трето, до крайния срок за прилагането на всичко това остава почти цяла година – разумен период за подготовка.



Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *